MindHive Privacy Policy
v1.16 · 25 September 2026.
This policy explains what personal data MindHive collects, why, who else handles it, how long we keep it, and what you can ask us to do with it. It covers the MyHive app at mindhive.co.id, our online forms, and our branch.
We wrote it to follow Indonesia's Personal Data Protection Law (Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi).
1. Who we are
MindHive is run by PT Mindhive Akademia Nusantara, Ruko Balikpapan Baru blok AB10 no. 6, Damai, Kec. Balikpapan Kota, Kota Balikpapan, Kalimantan Timur 76114. We are the controller of the personal data described here.
To reach us about your data:
- WhatsApp: 0811-591-289
- Email: hello@mindhive.co.id
2. What we collect, and why
When you create an account. We collect your name, your email address, your WhatsApp number, and what you are asking MindHive for (for example, lessons for your child or teaching). We use these to sign you in, to contact you, and to set up the right kind of account.
If you sign in with Google, Google sends us your name, email address and profile picture. We use your name and email to identify you. We do not use your Google data for advertising, and we do not sell it or pass it to anyone except as section 4 describes.
Families. When you register, we collect:
- the email address you sign in with;
- your name and your WhatsApp number, and, if you sign up children, whether you are their parent or guardian;
- an emergency contact number;
- each learner's name and date of birth, and, for a learner under 18, their school and grade and the date you gave them;
- your answer on photos and videos, one answer for your family;
- if you choose to tell us, the subjects you are interested in and a message.
We use these to match your learners with a teacher, book sessions, keep you informed, and reach someone else when we cannot reach you.
Learning records. Teachers record attendance and write session notes on how each lesson went. Learners earn Pollen, our reward points. We use these to show you your child's progress and to run the reward scheme.
Payments. We record Nectar top-ups, spending, balances and withdrawal requests, including the bank account a withdrawal is paid to. We use these to run your account and to keep the financial records the law requires.
Messages and feedback. We keep messages you send us through MyHive, by email or on WhatsApp, and feedback you give on sessions. We use them to answer you and to improve our service.
Teachers and teacher applicants. We collect:
- your name, contact details and qualifications;
- your CV and your ID card (KTP), which we need before your profile goes live;
- your police certificate (SKCK), if you send one. It is optional and never holds your profile back. We ask for it because our teachers work with children, and we help you get one if you do not have it;
- notes from your onboarding conversation;
- once you teach with us: your address, KTP number, bank details for your withdrawals, an emergency contact, and a profile photo.
We use these to decide on your application, to check who is teaching children, to send you your earnings, and to show families your profile. Families see only your public profile, never your ID, address or bank details.
Sick certificates. If you cancel a session because you are ill, you upload a doctor's certificate as proof. It is health data, so only you and the MindHive staff who handle teachers' money can open it. Families and other teachers never see it.
Our branch cameras. The branch has security cameras for the safety of learners, teachers and staff. Recordings are kept for about 30 days and then overwritten. We open a recording only to look into a safety concern, a question of conduct, or a dispute about what happened, and never to judge how someone teaches.
Photos and videos. When you create your account, we ask whether we may publish photos or videos of your family's learners, or, for teachers, of you. One answer covers all of your family's learners. We publish only if you said yes. You can change your answer in your account at any time.
News emails. We send MindHive news only if you agreed to receive it. You can stop at any time.
Notifications. If you allow app notifications, we store a technical address for your device so we can send them.
3. Children
Most of our learners are under 18. A child's data is given to us by their parent or guardian, and the parent's account holds it. Children do not have their own MyHive sign-in. We process a child's data only with the parent or guardian's consent, and a parent can exercise any of the rights in section 6 on their child's behalf.
4. Who else handles your data
We do not sell personal data. We share it only with the services that run MindHive for us, and only as far as each one needs:
- Supabase, which hosts our database in Singapore;
- Vercel, which runs the MyHive app and our website;
- Resend, which delivers our sign-in and account emails;
- IDwebhost, which hosts our email inboxes;
- Google, for Google sign-in, for our forms and document storage, and to hold our encrypted backup copies;
- Sentry, which records a technical report when something in MyHive breaks, so we can fix it. We remove names and email addresses from these reports before they are sent;
- WhatsApp, when we message you there.
Some of these services store data outside Indonesia. We use them only where the law allows such transfers and where the service protects data at least as well as Indonesian law requires.
We will also disclose data where the law requires us to, for example to a court or a government authority.
5. How long we keep it
- A family account: while it is open, then 1 year after it closes, after which we delete or anonymise it.
- A teacher's record, including your KTP, SKCK and CV: while you teach with us and while you are Inactive, then deleted when you ask us to delete it, except payment records.
- Payment records: 10 years, because Indonesian tax law requires it.
- Teacher applications that are not accepted: 2 years, so we can answer a later reapplication, then deleted.
- Sick certificates: 1 year after the cancellation, then deleted.
- Camera recordings: as stated in section 2.
- Backup copies: we keep encrypted copies of our records so we can recover from a failure. Each copy is deleted after 8 weeks, so anything we delete from our records is gone from every copy within 8 weeks.
6. Your rights
You can ask us to:
- tell you what data we hold about you, and give you a copy;
- correct data that is wrong or out of date;
- delete your data, or stop using it for a particular purpose;
- withdraw consent you gave earlier, such as for news emails or photos;
- give you your data in a form you can take elsewhere.
Ask by WhatsApp or email (section 1). We will reply within 3 × 24 hours. Some records, such as payment records, we must keep by law even if you ask us to delete them, and we will tell you when that applies.
7. Keeping it safe
Access to personal data is limited to the people who need it for their work, and the app checks who you are before it shows anything. There are no passwords to steal: you sign in with Google or a one-time code sent to your email.
If a breach puts your data at risk, we will tell you and the authorities within 3 × 24 hours of finding it.
8. Changes to this policy
When we change this policy, we will post the new version here with its date, and tell account holders in the app before a significant change takes effect.
Effective from 1 October 2026.
If the English and Indonesian versions differ, the Indonesian version applies.
Kebijakan Privasi MindHive
Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa yang dikumpulkan MindHive, untuk apa, siapa lagi yang menanganinya, berapa lama kami menyimpannya, dan apa yang dapat Anda minta kami lakukan terhadapnya. Kebijakan ini berlaku untuk aplikasi MyHive di mindhive.co.id, formulir daring kami, dan cabang kami.
Kebijakan ini kami susun mengikuti Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
1. Siapa kami
MindHive dijalankan oleh PT Mindhive Akademia Nusantara, Ruko Balikpapan Baru blok AB10 no. 6, Damai, Kec. Balikpapan Kota, Kota Balikpapan, Kalimantan Timur 76114. Kami adalah pengendali data pribadi yang dijelaskan di sini.
Untuk menghubungi kami tentang data Anda:
- WhatsApp: 0811-591-289
- Email: hello@mindhive.co.id
2. Apa yang kami kumpulkan, dan mengapa
Saat Anda membuat akun. Kami mengumpulkan nama, alamat email, nomor WhatsApp, dan keperluan Anda di MindHive (misalnya les untuk anak Anda, atau mengajar). Data ini kami gunakan untuk memasukkan Anda ke akun, menghubungi Anda, dan menyiapkan jenis akun yang tepat.
Jika Anda masuk dengan Google, Google mengirimkan nama, alamat email, dan foto profil Anda kepada kami. Kami menggunakan nama dan email Anda untuk mengenali Anda. Data Google Anda tidak kami gunakan untuk iklan, tidak kami jual, dan tidak kami berikan kepada siapa pun selain yang dijelaskan di bagian 4.
Keluarga. Saat Anda mendaftar, kami mengumpulkan:
- alamat email yang Anda gunakan untuk masuk;
- nama dan nomor WhatsApp Anda, serta, jika Anda mendaftarkan anak, apakah Anda orang tua atau walinya;
- nomor kontak darurat;
- nama dan tanggal lahir setiap pelajar, serta, bagi pelajar di bawah 18 tahun, sekolah dan kelasnya beserta tanggal Anda mengisinya;
- jawaban Anda tentang foto dan video, satu jawaban untuk keluarga Anda;
- jika Anda ingin memberi tahu kami, mata pelajaran yang Anda minati dan sebuah pesan.
Data ini kami gunakan untuk mencocokkan pelajar Anda dengan guru, memesan sesi, memberi Anda kabar, dan menghubungi orang lain saat Anda tidak dapat kami hubungi.
Catatan belajar. Guru mencatat kehadiran dan menulis catatan sesi tentang jalannya setiap pelajaran. Pelajar mengumpulkan Pollen, poin hadiah kami. Data ini kami gunakan untuk menunjukkan perkembangan anak Anda dan menjalankan program hadiah.
Pembayaran. Kami mencatat pengisian saldo Nectar, pemakaian, saldo, dan permintaan penarikan, termasuk rekening bank tujuan penarikan. Data ini kami gunakan untuk menjalankan akun Anda dan menyimpan catatan keuangan yang diwajibkan hukum.
Pesan dan masukan. Kami menyimpan pesan yang Anda kirim kepada kami melalui MyHive, email, atau WhatsApp, dan masukan yang Anda berikan tentang sesi. Data ini kami gunakan untuk menjawab Anda dan meningkatkan layanan kami.
Guru dan pelamar guru. Kami mengumpulkan:
- nama, kontak, dan kualifikasi Anda;
- CV dan KTP Anda, yang kami perlukan sebelum profil Anda aktif;
- SKCK Anda, jika Anda mengirimkannya. SKCK tidak wajib dan tidak pernah menahan profil Anda. Kami memintanya karena guru kami mengajar anak-anak, dan kami membantu Anda mendapatkannya jika Anda belum memilikinya;
- catatan dari percakapan orientasi Anda;
- setelah Anda mengajar bersama kami: alamat, nomor KTP, rekening bank untuk penarikan dana Anda, kontak darurat, dan foto profil.
Data ini kami gunakan untuk memutuskan lamaran Anda, memeriksa siapa yang mengajar anak-anak, mengirimkan pendapatan Anda, dan menampilkan profil Anda kepada keluarga. Keluarga hanya melihat profil publik Anda, tidak pernah KTP, alamat, atau rekening bank Anda.
Surat keterangan sakit. Jika Anda membatalkan sesi karena sakit, Anda mengunggah surat keterangan dokter sebagai bukti. Surat ini termasuk data kesehatan, jadi hanya Anda dan staf MindHive yang menangani keuangan guru yang dapat membukanya. Keluarga dan guru lain tidak pernah melihatnya.
Kamera di cabang. Cabang kami memiliki kamera keamanan demi keselamatan pelajar, guru, dan staf. Rekaman disimpan sekitar 30 hari lalu ditimpa. Kami membuka rekaman hanya untuk menelusuri masalah keselamatan, masalah perilaku, atau perselisihan tentang apa yang terjadi, dan tidak pernah untuk menilai cara seseorang mengajar.
Foto dan video. Saat Anda membuat akun, kami menanyakan apakah kami boleh memublikasikan foto atau video pelajar dalam keluarga Anda, atau, bagi guru, foto atau video Anda. Satu jawaban berlaku untuk semua pelajar dalam keluarga Anda. Kami hanya memublikasikannya jika Anda menjawab ya. Anda dapat mengubah jawaban Anda di akun kapan saja.
Email berita. Kami mengirim berita MindHive hanya jika Anda setuju menerimanya. Anda dapat berhenti kapan saja.
Notifikasi. Jika Anda mengizinkan notifikasi aplikasi, kami menyimpan alamat teknis perangkat Anda agar dapat mengirimkannya.
3. Anak-anak
Sebagian besar pelajar kami berusia di bawah 18 tahun. Data anak diberikan kepada kami oleh orang tua atau walinya, dan disimpan di akun orang tua. Anak-anak tidak memiliki akses masuk MyHive sendiri. Kami memproses data anak hanya dengan persetujuan orang tua atau wali, dan orang tua dapat menggunakan setiap hak di bagian 6 atas nama anaknya.
4. Siapa lagi yang menangani data Anda
Kami tidak menjual data pribadi. Kami membagikannya hanya kepada layanan yang menjalankan MindHive untuk kami, dan hanya sebatas yang dibutuhkan masing-masing:
- Supabase, yang menampung basis data kami di Singapura;
- Vercel, yang menjalankan aplikasi MyHive dan situs web kami;
- Resend, yang mengirim email masuk akun dan email akun kami;
- IDwebhost, yang menampung kotak masuk email kami;
- Google, untuk masuk dengan Google, untuk formulir dan penyimpanan dokumen kami, serta untuk menyimpan salinan cadangan kami yang terenkripsi;
- Sentry, yang mencatat laporan teknis saat ada bagian MyHive yang rusak, agar kami dapat memperbaikinya. Nama dan alamat email kami hapus dari laporan ini sebelum dikirim;
- WhatsApp, saat kami mengirim pesan kepada Anda di sana.
Sebagian layanan ini menyimpan data di luar Indonesia. Kami menggunakannya hanya sejauh hukum mengizinkan transfer tersebut dan layanan itu melindungi data setidaknya setara dengan yang diwajibkan hukum Indonesia.
Kami juga akan mengungkapkan data jika diwajibkan hukum, misalnya kepada pengadilan atau instansi pemerintah.
5. Berapa lama kami menyimpannya
- Akun keluarga: selama akun terbuka, lalu 1 tahun setelah ditutup, setelah itu kami hapus atau anonimkan.
- Catatan guru, termasuk KTP, SKCK, dan CV Anda: selama Anda mengajar bersama kami dan selama Anda berstatus tidak aktif, lalu dihapus saat Anda meminta kami menghapusnya, kecuali catatan pembayaran.
- Catatan pembayaran: 10 tahun, karena diwajibkan hukum perpajakan Indonesia.
- Lamaran guru yang tidak diterima: 2 tahun, agar kami dapat menjawab bila pelamar melamar lagi, lalu dihapus.
- Surat keterangan sakit: 1 tahun setelah pembatalan, lalu dihapus.
- Rekaman kamera: sebagaimana disebut di bagian 2.
- Salinan cadangan: kami menyimpan salinan terenkripsi dari catatan kami agar dapat memulihkannya jika terjadi kegagalan. Setiap salinan dihapus setelah 8 minggu, sehingga apa pun yang kami hapus dari catatan kami hilang dari semua salinan dalam 8 minggu.
6. Hak Anda
Anda dapat meminta kami untuk:
- memberi tahu data apa tentang Anda yang kami simpan, dan memberikan salinannya;
- memperbaiki data yang salah atau sudah tidak berlaku;
- menghapus data Anda, atau berhenti menggunakannya untuk tujuan tertentu;
- menarik persetujuan yang pernah Anda berikan, misalnya untuk email berita atau foto;
- memberikan data Anda dalam bentuk yang dapat Anda bawa ke tempat lain.
Sampaikan permintaan melalui WhatsApp atau email (bagian 1). Kami akan membalas dalam 3 × 24 jam. Sebagian catatan, seperti catatan pembayaran, wajib kami simpan menurut hukum meskipun Anda meminta penghapusan, dan kami akan memberi tahu Anda bila hal itu berlaku.
7. Menjaga keamanannya
Akses ke data pribadi dibatasi pada orang yang membutuhkannya untuk pekerjaannya, dan aplikasi memeriksa identitas Anda sebelum menampilkan apa pun. Tidak ada kata sandi yang bisa dicuri: Anda masuk dengan Google atau kode sekali pakai yang dikirim ke email Anda.
Jika terjadi kebocoran yang membahayakan data Anda, kami akan memberi tahu Anda dan pihak berwenang dalam 3 × 24 jam sejak kami mengetahuinya.
8. Perubahan kebijakan ini
Jika kami mengubah kebijakan ini, versi baru akan kami pasang di sini beserta tanggalnya, dan pemegang akun akan kami beri tahu di aplikasi sebelum perubahan penting berlaku.
Berlaku sejak 1 Oktober 2026.
Jika versi bahasa Inggris dan bahasa Indonesia berbeda, yang berlaku adalah versi bahasa Indonesia.